Projekte im virtuellen Team beackern - wo und wie?

Mein kuscheliges virtuelles Büro

Das Virtuelle ist kein Ort, an dem man sich einfinden kann, trotzdem fühlt es sich dorten an wie in einem Projektbüro. (Für mich persönlich sogar noch einen Deut besser.) Mit einigen Meisterinnen des virtuellen Projekte beackerns durfte ich ein solches mittlerweile teilen, herausheben - weil von höchster Expertise und Professionalität dabei - möchte ich exemplarisch die Anja C. Wagner, Macherin von ununi.tv. Allein durch Beobachtung kann man eine Menge von ihr über virtuelle Zusammenarbeit lernen. Um unser „Projektbüro“ noch zu vergrößern und für noch Größeres Prozesse, Verhaltensweisen … und damit einen Ort … zu entwickeln, hat sie just und gerade die ununi.tv-Professionalisierungskampagne gestartet. (Auch) Anlässlich dieser, für euch ein kleiner Versuch der Beschreibung, mit welchen Mitteln man - z.B. - sein virtuelles Projektbüro erschaffen kann.

Dazu braucht es die Möglichkeit….

… synchron miteinander zu sprechen.

Denn Kommunikation ist ja bekanntlich alles. 😉 Um wie auch immer geartete Sachverhalte miteinander zu erörtern. Sich abzusprechen. Und sehen möchte man den anderen dann auch noch gerne mit dabei. Wenn man schon physisch nicht aufschlagen kann. Das geht zu zweit via Skype (mehrere Gesichter kosten dann), via Google Hangout mit bis zu 10 Menschen. Letzterer hat den Charme, dass man daraus (Entscheidung muss vorab getroffen werden) auch einen Google Hangout on Air machen kann, der öffentlich gestreamt wird (was jetzt gar nicht so mein Punkt ist) und danach als Konserve abrufbar (!) z.B. für Team-Mitglieder, die aus welchen Gründen auch immer bei wichtigen Zusammenkünften gerade nicht dabei sein können.

… sich mal eben was zuzurufen.

Wer nur kurz mal eine Info/Idee/einen Gedanken weitergeben will, und das nicht unbedingt synchron, ist mit Instant Messaging gut bedient. Das heißt ich werfe eine Textnachricht einem bestimmten Anderen, einer bestimmten Gruppe von Anderen oder auch einer unbestimmbaren Teilnehmergruppe zu. Beispiel gefällig?

Textnachricht soll nur an eine gehen? Da kommt z.B. eine SMS in Frage, eine Twitter-DM, ich kann das via Facebook oder auf G+ wenn ich da eh‘ bin so nebenbei tun, oder mir irgend einen Client installieren. In letzterem sehe ich nicht die große Zukunft, vielmehr muss das Zurufen einer Nachricht - wie bisher im Büro ja auch - im Vorbeigehen gehn.

Welche der benannten Versandarten käme bei euch am schnellsten an?

… ein gemeinsames Dokument, das zu einem Konzept/einem Angebot/einem Brief/was auch immer werden kann.

Kürzlich musste ich ein Angebot schreiben. Mit drei andern. Wir wollten voneinander wissen, den Prozess zu jedem möglichen Zeitpunkt bei den andern einsehen können. Auch, um uns aneinander orientieren zu können. Sätze wechselseitig übernehmen. Wir entschieden uns für Google Drive. Konnten so die jeweiligen Dokumente via eMail-Adresse für alle anderen freischalten. Auch möglich gewesen wären alle Arten von Etherpads. Selber Effekt, allerdings zum Teil teilen nur via Link möglich. Schöner dort z.T., dass ganze Vorgeschichte durch scrollen mit einem Balken rückbeobachtbar. Man hat also so eine Art Dokumentation über den Verlauf der Entwicklung des Dokumentes.

Was nehmt ihr so, wenn ihr mit mehreren aber auch z.T. gleichzeitig Texte bearbeiten wollt? So im Team?

… eine Terminfindungsmaschine.

Apropos Team. Team klingt ja schon so nach Termin. 😉 Hier arbeite ich sehr erfolgreich mit Doodle. Bei mir in der Firma findet man, das sei datenschutzmäßig nicht sauber genug, deshalb nutzt die FH fhoodle. 😉 Wie das grundsätzlich geht? Man gibt erst mal einige Terminvorschläge ein, zu denen man selber kann. Lädt den Rest, der auch teilnehmen soll, ein. Jeder darf dann anklicken, wann er oder sie kann. Die terminliche Spalte, in der alle oder die meisten können, wird dann meistens genommen. So einfach ist das. Oder wie macht ihr eure Termine so aus?

… ein Archiv.

Hier habe ich noch nicht das optimale gefunden. In Frage kommen spontan wieder Google Drive (damit kann man im Übrigen auch Ordner anlegen, in denen man bestimmte Dokumente bündelt), dann natürlich die Dropbox, oder auch ein WIKI, zumindest theoretisch. Praktisch habe ich das noch nicht klappen sehen. UND: Evernote.

Habt ihr sowas? Ein Archiv zu einem Projekt, das ihr in virtueller Zusammenarbeit gestemmt? Auf was fiel eure Wahl - und wie hat das funktioniert? Was waren die konkreten Vor- und Nachteile?

… gleich ein ganzes Projektmanagement-Tool?

Auch die gibt es, z.T. sogar kostenlos, manchmal teilweise kostenlos (nur bestimmte Fuktionen oder bestimmten Umfang muss man sich dazu erwerben). Hier keine Links von mir, da ich solchen All-in-One-Lösungen skeptisch gegenüber stehe. Diese müssen irgend wann zur digitalen Wollmilchsau mutieren, genau wie mit vielen LMSen in der Vergangenheit passiert. Von daher, warum nicht lieber gleich bei kleinen schlagkräftigen Instrumenten bleiben. Und sich seinen Projekt-Ort selbst zusammensetzen.

… und noch so Einiges an Mehr.

Aber dazu in kommenden Posts.

Und was nehmen wir denn nun?

Wie entscheidet man sich nun, was ein Team jetzt alles braucht? Andrea Brücken, die schon länger Projekte virtuell miteinander stemmt, dazu: „Kommt darauf an, […] was man innerhalb des Projektes erreichen und was bearbeiten will.“

Ist das geklärt, steht im zweiten Schritt die Frage an, welches Tool, welche Plattform man für was denn nun benutzen will. Und da gibt es ja, selbst wenn es nur um die Funktion ein gemeinsames Dokument zu erstellen geht, so einige, x Möglichkeiten, die man dafür nutzen kann. Man werfe zur Inspiration nochmals einen Blick auf die schon allein oben genannten Alternativen. Andrea deshalb weiter „Zum Projektstart muss man herausfinden, wer schon womit arbeitet und ob man sich auf eine zentrale Plattform einigen kann. Für einzelne Aufgaben kann man zusätzliche Tools benutzen.“

Im Idealfalle lernt man so als Mitglied eines Projekt-Teams jedes Mal was Neues/Anderes/Aufregendes dazu. Das erfordert nicht nur eine gewisse Flexibilität von den Beteiligten, denn man hat ja mit der Zeit schon die eine oder andere Vorliebe entwickelt. „Wenn man in Firmen geht, findet man meist schon feste Strukturen vor - Da ist es schwieriger“, so Andrea.

Aber selbst dafür findet sich noch etwas in der reichhaltigen Toolbox. Die Telefon-App auf dem Smartphone. Die ist zwar nicht die hippeste. Aber höchst Kompatibel mit allen Welten. 😉

Ein schönes Wochenende und erfolgreiche virtuelle und sonstige Projekte wünscht euch

@mons7