Tag Archives: Projektmanagement

by | 31. Dezember 2013 · 22:28

2014 braucht ein Projekt. Und das braucht euch!

Ein Projekt ist ein Projekt ist ein…

Ja, ja, ich weiß. Projekte macht man in der Firma. Und zwar z.B. dann, wenn man vorher nie was Vergleichbares gemacht hat, die Aufgabe irgendwie… komplex(er) ist, regelmäßige Besprechungen notwendig sein werden, sich das Ganze über einen längeren Zeitraum erstrecken wird. Wenn das Ganze risikoreich ist. Und noch so ein paar weitere mögliche Faktoren, die alle in so schlauen Büchlein wie demjenigen von Litke, Kunow & Schulz-Wimmer (2012) nachzuschlagen. Ich bin keine Firma. Aber der ganze Rest kommt schon so ziemlich auch hin.

Aber um was geht es denn jetzt genau? Was ist …

Aufgabe und Ziel?

Ich werde jetzt doch nochmals einen Anlauf nehmen. Ein Promotionsvorhaben angehen. Die Aufgabe ist es also, ein Buch zu schreiben. Das Ziel, dass es vom Thema und der Art her so, dass ein Doktortitel dafür rüberspringt.
Und da ich ja just und gerade nichts besseres zu tun (der Sekt für nachher kühlt sich gerade selber durch), schmökere ich weiter in besagtem Bändchen, um mir die Essentials der Projektvorbereitung, meiner Projektvorbereitung zu Gemüte zu führen.

Projektvorbereitung

Man solle das Ziel festschreiben, so steht da. (vgl. ab S. 28) Und dort ist auch das magische Dreieck eingezeichnet. Das da besagt, dass es nicht nur ein einziges, sondern i.d.R. dreierlei Ziele gibt. Nämlich was dabei rauskommen soll (das Buch und der Titel?), in welcher Zeit, zu welchem Termin (sagen wir jetzt mal 2 Jahre… und ich höre im Geiste die Geisteswissenschaftler unter den Leserinnen schon laut lachen), und das Budget/die Kosten (kost nix außer meiner Zeit, oder?).

Und sich auf Risiken einstellen lese ich weiter. (vgl. ab S. 32) So könnte das Ganze doch teurer werden, als gedacht (das Problem fast aller Projekte), die Zusammenarbeit könnte nicht klappten. Ich denke spontan an ein Überwerfen mit der nicht vorhandenen Doktormutter. 😉 Und dass man sich da schon vorher mal was zu überlegen könnte.

Man solle mit einflussreichen Personen rechnen und sich ein Team zusammensuchen. (vgl. ab S. 37 und wieder ab S. 49) „Wissen Sie eigentlich, wer vor und hinter den Kulissen bei ihrem Projekt mitmischt?“ (S. 37) Da fielen mir so einige ein. Aber kommen wir zum Punkt. Ein Team zusammenstellen. Nein, nicht was ihr denkt. Schreiben und denken muss ich wohl oder üblich selber. Aber IHR sollt mir beim Recherchieren helfen. Über eure gewohnt aufschlussreichen Links, die ihr mir in die Timeline spült, über die #followerpower Antworten, über eure gute Laune und aufmunternden Witze. Ihr seid mein Team 2014. 🙂

Zur Organisation des Projektes. (vgl. ab S. 41) Tja, hier sind die Hinweise wohl mangels dessen, dass es sich um keine typisches Projekt in der Firma handelt, nicht so ganz angemessen. Dennoch aufschlussreich für eben dies. Anstatt dessen ziehe ich mir nochmals das erfrischende von @empeiria in die Timeline gespendete Bändchen Zen To Done. (Wiederholte Leseempfehlung!)

Zur Festlegung von Wegen und der Doku. (vgl. ab S. 58) Doku gibt’s hier im Blog. Getaggt mit Disse. für euch, die ihr, so es euch interessiert, euch die Artikel selber reinzieht. Das ist sogar in innovativen Unternehmen heutzutage modern. 😉 Wann gibt’s Bericht? Einmal die Woche. Am besten am Sonntag.

Und los geht’s. (ab S. 60) Und gestartet habe ich hiermit schon. Ein erster kleiner Schritt. Wer geht mit?

 

Das nächste Kapitel dreht sich um die Projektplanung, aber Rom wurde ja auch nicht an einem Tag gebaut, (weiter) geplant wird… nächstes Jahr. 😉

Euch einen guten Rutsch zum Letzten

Eure m

Oben erwähnte Literatur

Litke, Konow & Schulz-Wimmer (2012): Projektmanagement. Freiburg: Haufe.

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by | 25. November 2013 · 17:02

Anmerkungen zum Projekt-Team: Wer - Wie - Wem?

So. Nachdem am Wochenende mein Beitrag zur virtuellen Zusammenarbeit in Projekten auf klickende Gegenliebe gestoßen, fühle ich mich bemüssigt, weitere Aspekte anekdotisch aus meinem Projekt-Leben mit euch zu teilen. Und nicht nur zu teilen. Euch zur Diskussion vorzuwerfen. Wie sind eure Erfahrungen? Und falls ihr analoge Erfahrungen, wie geht ihr damit um? Es lauert gespannt auf allerhand Kommentare… m.

Die 3 Aspekte, die mir so sehr am Herzen liegen, dass ich sie auf der Lernspielwiese präsentiere sind die 3 W. Ein WER, ein WIE, ein WEM.

WER ist der/die Richtige für die Aufgabe?

Im Team gibt es ja immer mehrere Beteiligte. Und mehrere die (theoretisch) eine bestimmte aufkommende Aufgabe bearbeiten könnten. Dagegen steht manchmal ein zeitlicher Engpass. Rechnen wir den mal raus. Wer ist dann dran, mit dem ranklotzen? I.d.R. wählt der/die Projektleiterin jene aus, die das schon mal gemacht hat. Und dann auch nicht so schlecht.

Und hier möchte ich einhaken. Warum mal nicht jene die Aufgabe übernehmen lassen, die sich (oder der) man das zutraut. Einfach nur, damit sie’s auch mal gemacht hat? Sozusagen Team-Arbeit als Lernfeld. Nicht mit jeder Aufgabe. Aber dann und wann.

Ergo. Der/die Richtige für eine Aufgabe ist jene, die bereit dazu ist und Zeit dazu hat. Oder seht ihr das/handhabt ihr das anders?

WIE beschreibe ich, was ich weiß?

Ich war oder bin also nun die Glückliche, die darf. Und ich möchte vom Fortgehen, aufgekommenen Hindernissen, dem Stand der Dinge berichten, um den Rest vom Team darüber auf dem Laufenden zu halten. Die bittere Tatsache, der ich während meiner Tätgikeiten für Hochschulen, Bildungseinrichtungen und Co. tätig war ist jene, dass obwohl im geisteswissenschaftlichen Bereich das Lesen das A und O, lange Texte nicht gelesen werden. Je länger der Text, desto unwahrscheinlicher nicht nur dass der Empfänger damit bis zum Ende kommt, desto unwahrscheinlicher sogar, dasss der Text sogar begonnen wird und das Auge über den ersten Absatz hinauswandert.

Vorsatz: Fasse Dich kurz. Und Lege soviel Leidenschaft in den Betreff, wie auf Twitter in Deine Formulierung. Vorsatz 2: Falls Du Dich hinreißen lässt, auch noch Text darunter zu produzieren, so tue dies auf kurzweilige Art und Weise. Alles was nach Anleitung, langatmig oder ausführlich anmutet, packe in einen einzigen Link. Diejenige, die es genauer wissen will, wird ihren Weg dahin finden.

Geschafft? Dann ab in die Verteilung.

WEM teile ich es mit?

Gewöhnliche Vorgehensweisen des Horrors

Kennt ihr das? Ihr öffnet eure Inbox und es kullern euch gleich mal 50+ eMails vor die Füße, mit mehr oder weniger dem gleichen Betreff. Während der Nacht (wahlweise des Abends den ihr aus wart, oder auch tagsüber nur mal auf einer längeren Besprechung) hat sich eine eMail-Diskussion zu einem Thema entbrannt, die ihr nun nachzuvollziehen verdammt. Dies deshalb, da ihr zwar auf 90% der Nachrichten nur auf cc gesetzt, aber euch noch das Ereignis letzter Woche in den Knochen sitzt. Da war doch glatt in einer kleinen feinen Mail die Teil eines solch beschriebenen Wustes war, im vorletzten Absatz eine Ansage an euch enthalten. Die euch entgangen, da die Bearbeitung im kurzen an- und drüberlesen bestanden, und dem befreienden in den virtuellen Papierkorb verschieben der gesamten Korrespondenz. Leider damit auch entsorgt der einzig für euch relevante Satz im vorletzten Absatz.

Die Schlussfolgerungen aus solcherlei Ereignissen sind i.d.R. zweierlei. Zunächst nehme ich mir vor, in solche mailigen Schlagabtausche nicht mit einzusteigen, auch wenn ich gerade anwesend. Zum anderen werde ich meinen Kolleginnen nur noch Push-Nachrichten zukommen lassen, die ich für relevant erachte. Sparsam und mit Bedacht. So habe ich mir das (schon oft) gedacht.

Beispiel gefällig?

Der Plan, zu den Guten zu gehören - und was daraus wurde

Ich erinnere mich mit Stolz an den Moment, als ich einen wirkliche Nachricht - in Bezug auf das Upgrade unseres Firmen-MOODLEs - hatte. Die Möglichkeit, den Kursschlüssel einzutragen, war in eine andere Ecke verschoben worden. Sozusagen Bedarf wie eh und je nur ab sofort unauffindbar. Ich habe eine knackige kurze eMail dazu verfasst. An ca. 50 Personen.

1 Tag ist nichts passiert.

3 Tage ist nichts passiert.

3 Wochen später hatte ich die Mail vergessen.

3 Wochen und 1 Tag später fängt das neue Semester wieder an. An jenem Tag hatte ich sage und schreibe 43 Anrufe. Ihr ahnt es schon. Des Inhalts, wo denn die Möglichkeit hinverschwunden sei, einen Kursschlüssel einzutragen.

Was habe ich daraus gelernt? Es kommt nicht nur auf die Wichtigkeit der Nachricht und auf deren Formulierung an. Sondern auf den je richtigen Zeitpunkt fürs Absetzen.

Ich ergänze hiermit noch ein WANN und übe  mich weiter. Im Projektmanagement.

Eure Montags-m

 

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by | 24. November 2013 · 15:32

Projekte im virtuellen Team beackern - wo und wie?

Mein kuscheliges virtuelles Büro

Das Virtuelle ist kein Ort, an dem man sich einfinden kann, trotzdem fühlt es sich dorten an wie in einem Projektbüro. (Für mich persönlich sogar noch einen Deut besser.) Mit einigen Meisterinnen des virtuellen Projekte beackerns durfte ich ein solches mittlerweile teilen, herausheben - weil von höchster Expertise und Professionalität dabei - möchte ich exemplarisch die Anja C. Wagner, Macherin von ununi.tv. Allein durch Beobachtung kann man eine Menge von ihr über virtuelle Zusammenarbeit lernen. Um unser „Projektbüro“ noch zu vergrößern und für noch Größeres Prozesse, Verhaltensweisen … und damit einen Ort … zu entwickeln, hat sie just und gerade die ununi.tv-Professionalisierungskampagne gestartet. (Auch) Anlässlich dieser, für euch ein kleiner Versuch der Beschreibung, mit welchen Mitteln man - z.B. - sein virtuelles Projektbüro erschaffen kann.

Dazu braucht es die Möglichkeit….

… synchron miteinander zu sprechen.

Denn Kommunikation ist ja bekanntlich alles. 😉 Um wie auch immer geartete Sachverhalte miteinander zu erörtern. Sich abzusprechen. Und sehen möchte man den anderen dann auch noch gerne mit dabei. Wenn man schon physisch nicht aufschlagen kann. Das geht zu zweit via Skype (mehrere Gesichter kosten dann), via Google Hangout mit bis zu 10 Menschen. Letzterer hat den Charme, dass man daraus (Entscheidung muss vorab getroffen werden) auch einen Google Hangout on Air machen kann, der öffentlich gestreamt wird (was jetzt gar nicht so mein Punkt ist) und danach als Konserve abrufbar (!) z.B. für Team-Mitglieder, die aus welchen Gründen auch immer bei wichtigen Zusammenkünften gerade nicht dabei sein können.

… sich mal eben was zuzurufen.

Wer nur kurz mal eine Info/Idee/einen Gedanken weitergeben will, und das nicht unbedingt synchron, ist mit Instant Messaging gut bedient. Das heißt ich werfe eine Textnachricht einem bestimmten Anderen, einer bestimmten Gruppe von Anderen oder auch einer unbestimmbaren Teilnehmergruppe zu. Beispiel gefällig?

Textnachricht soll nur an eine gehen? Da kommt z.B. eine SMS in Frage, eine Twitter-DM, ich kann das via Facebook oder auf G+ wenn ich da eh‘ bin so nebenbei tun, oder mir irgend einen Client installieren. In letzterem sehe ich nicht die große Zukunft, vielmehr muss das Zurufen einer Nachricht - wie bisher im Büro ja auch - im Vorbeigehen gehn.

Welche der benannten Versandarten käme bei euch am schnellsten an?

… ein gemeinsames Dokument, das zu einem Konzept/einem Angebot/einem Brief/was auch immer werden kann.

Kürzlich musste ich ein Angebot schreiben. Mit drei andern. Wir wollten voneinander wissen, den Prozess zu jedem möglichen Zeitpunkt bei den andern einsehen können. Auch, um uns aneinander orientieren zu können. Sätze wechselseitig übernehmen. Wir entschieden uns für Google Drive. Konnten so die jeweiligen Dokumente via eMail-Adresse für alle anderen freischalten. Auch möglich gewesen wären alle Arten von Etherpads. Selber Effekt, allerdings zum Teil teilen nur via Link möglich. Schöner dort z.T., dass ganze Vorgeschichte durch scrollen mit einem Balken rückbeobachtbar. Man hat also so eine Art Dokumentation über den Verlauf der Entwicklung des Dokumentes.

Was nehmt ihr so, wenn ihr mit mehreren aber auch z.T. gleichzeitig Texte bearbeiten wollt? So im Team?

… eine Terminfindungsmaschine.

Apropos Team. Team klingt ja schon so nach Termin. 😉 Hier arbeite ich sehr erfolgreich mit Doodle. Bei mir in der Firma findet man, das sei datenschutzmäßig nicht sauber genug, deshalb nutzt die FH fhoodle. 😉 Wie das grundsätzlich geht? Man gibt erst mal einige Terminvorschläge ein, zu denen man selber kann. Lädt den Rest, der auch teilnehmen soll, ein. Jeder darf dann anklicken, wann er oder sie kann. Die terminliche Spalte, in der alle oder die meisten können, wird dann meistens genommen. So einfach ist das. Oder wie macht ihr eure Termine so aus?

… ein Archiv.

Hier habe ich noch nicht das optimale gefunden. In Frage kommen spontan wieder Google Drive (damit kann man im Übrigen auch Ordner anlegen, in denen man bestimmte Dokumente bündelt), dann natürlich die Dropbox, oder auch ein WIKI, zumindest theoretisch. Praktisch habe ich das noch nicht klappen sehen. UND: Evernote.

Habt ihr sowas? Ein Archiv zu einem Projekt, das ihr in virtueller Zusammenarbeit gestemmt? Auf was fiel eure Wahl - und wie hat das funktioniert? Was waren die konkreten Vor- und Nachteile?

… gleich ein ganzes Projektmanagement-Tool?

Auch die gibt es, z.T. sogar kostenlos, manchmal teilweise kostenlos (nur bestimmte Fuktionen oder bestimmten Umfang muss man sich dazu erwerben). Hier keine Links von mir, da ich solchen All-in-One-Lösungen skeptisch gegenüber stehe. Diese müssen irgend wann zur digitalen Wollmilchsau mutieren, genau wie mit vielen LMSen in der Vergangenheit passiert. Von daher, warum nicht lieber gleich bei kleinen schlagkräftigen Instrumenten bleiben. Und sich seinen Projekt-Ort selbst zusammensetzen.

… und noch so Einiges an Mehr.

Aber dazu in kommenden Posts.

Und was nehmen wir denn nun?

Wie entscheidet man sich nun, was ein Team jetzt alles braucht? Andrea Brücken, die schon länger Projekte virtuell miteinander stemmt, dazu: „Kommt darauf an, […] was man innerhalb des Projektes erreichen und was bearbeiten will.“

Ist das geklärt, steht im zweiten Schritt die Frage an, welches Tool, welche Plattform man für was denn nun benutzen will. Und da gibt es ja, selbst wenn es nur um die Funktion ein gemeinsames Dokument zu erstellen geht, so einige, x Möglichkeiten, die man dafür nutzen kann. Man werfe zur Inspiration nochmals einen Blick auf die schon allein oben genannten Alternativen. Andrea deshalb weiter „Zum Projektstart muss man herausfinden, wer schon womit arbeitet und ob man sich auf eine zentrale Plattform einigen kann. Für einzelne Aufgaben kann man zusätzliche Tools benutzen.“

Im Idealfalle lernt man so als Mitglied eines Projekt-Teams jedes Mal was Neues/Anderes/Aufregendes dazu. Das erfordert nicht nur eine gewisse Flexibilität von den Beteiligten, denn man hat ja mit der Zeit schon die eine oder andere Vorliebe entwickelt. „Wenn man in Firmen geht, findet man meist schon feste Strukturen vor - Da ist es schwieriger“, so Andrea.

Aber selbst dafür findet sich noch etwas in der reichhaltigen Toolbox. Die Telefon-App auf dem Smartphone. Die ist zwar nicht die hippeste. Aber höchst Kompatibel mit allen Welten. 😉

Ein schönes Wochenende und erfolgreiche virtuelle und sonstige Projekte wünscht euch

@mons7

 

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